TÉCNICAS PARA DESARROLLAR UN ORGANIGRAMA

TÉCNICAS PARA DESARROLLAR UN ORGANIGRAMA

Organigrama: 

Es la representación gráfica de la estructura de la empresa  en términos de áreas funcionales que la componen, sus direcciones, gerencias, etc.

Además muestra la jerarquía y las relaciones de autorización y comunicación de cada uno de los puestos de la empresa.

ELEMENTOS BÁSICOS DEL ORGANIGRAMA

·         Identificación (organigrama e institución)

·         Uso de rectángulos

·         Posición jerárquica

·         Leyendas

·         Líneas:

·         Autoridad

·         Funcionales

·         Coordinación

·         Referencias

·         Cruce de líneas

·         Dos líneas de autoridad

·         Autoridad y subordinación (entrada y salida de líneas)

·         Zonificación de los organigramas

CARACTERÍSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS.

El diagrama de organización debe reflejar, entre otros aspectos, el patrón básico de trabajo de una empresa, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los componentes o unidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre éstas; las líneas de autoridad; y los canales de supervisión. En el diseño de esta gráfica son fundamentalmente importantes los siguientes aspectos:

1.- La ubicación que se le da a cada unidad mayor de la organización a representarse en el diagrama

Este punto requiere que las unidades de trabajo sean colocadas en orden jerárquico, es decir, en el recuadro o nivel superior irá la unidad de trabajo con mayor importancia en la empresa, y conforme se baje el nivel del organigrama también bajara el nivel de importancia de los departamentos representados en él.

2. Las figuras geométricas

Las figuras sirven, además, para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningún significado especial. Es, pues, más correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensión.

3. Las líneas que enlazan las figuras geométricas

Las líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre éstos.

El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relación especial que existe. El punto de terminación indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relación especial. Dado que el vínculo jerárquico supone una relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneas que lo representan terminen en flechas.

4. Los nombres de las unidades de trabajo

Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Organigrama Estructural.- Se representa sólo la estructura administrativa de la empresa COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS AUTOMATIC GAE4 S.A; es decir, el conjunto de unidades y las relaciones que las ligan, y se lo realiza en forma departamentalizada.           

Organigrama Funcional.-  A más de la estructura administrativa  de la empresa            

COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS AUTOMATIC GAE4 S.A se establecen las principales funciones  de los órganos representados y es departamentalizado.           

Organigrama  Posicional.- Tienen por objeto indicar, a más de los órganos, las personas que los ocupan, la remuneración mensual.          

REGLAS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA

Escribir el nombre de la empresa y especificar si se trata del organigrama general o de uno parcial.

1.      Encerrar en rectángulos cada unidad organizacional o cada persona.

2.       Colocar las posiciones con idéntica jerarquía al mismo nivel.

3.      Los cuadros que encierran niveles jerárquicos similares deben ser del mismo tamaño.

4.       Hay que utilizar líneas las cuales representan el flujo de autoridad.

5.       La autoridad de staff o asesora se indican con líneas punteadas.

6.       Las líneas de autoridad entran por la parte superior de las figuras y salen por el de la parte inferior. Los cuadros rectángulos no se cruzan.

7.       El título del cargo, que va dentro del cuadro o rectángulo, debe ser descriptivo de la función.

8.      Suele incluirse el nombre de quien ocupa el puesto, siempre y cuando la persona permanezca en el de forma estable.

9.      El organigrama debe ser lo más simple posible.

Grafico 1.- Líneas de autoridad y responsabilidad

 

NIVELES JERÁRQUICOS         

Nivel legislativo: Este órgano representa el primer nivel jerárquico. El nivel legislativo en el caso de la empresa COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS AUTOMATIC GAE4 S.A  lo constituye la Junta General de Accionistas, se encuentra integrado por un grupo de personas. Su función básica es la de legislar sobre la política que debe seguir la empresa, normar los procedimientos, dictar reglamentos, ordenanzas, resoluciones, y decidir sobre los aspectos de mayor      importancia.

Nivel Ejecutivo: Es el segundo grado de autoridad, en la empresa COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS AUTOMATIC GAE4 S.A se desempeña en este nivel el Sr. Diego Ramírez  como gerente y es el responsable del cumplimiento de las actividades encomendadas a la unidad bajo su mando.        

Puede delegar la autoridad que considere conveniente, más no la responsabilidad.          

Este nivel toma decisiones sobre políticas generales y sobre las actividades básicas, ejerciendo la autoridad para garantizar su fiel cumplimiento.        

Además, planea, orienta y dirige la vida administrativa e interpreta planes, programas y más directivas técnicas y administrativas de alto nivel y los trasmite a los órganos operativos y auxiliares para su ejecución.         

Nivel Directivo: Está integrado por las unidades que tienen a su cargo el área administrativa la Srta. Alexandra Erazo; del departamento Financiero la contadora  Srta. Paola Tarco;  de Marketing el Sr. Daniel Guerrero; contamos con un departamento de Relaciones Públicas con la dirección el  Sr .Bryan Cárdenas.

Nivel asesor.  En este nivel se encuentra  quien aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurídica, económica, financiera, técnica, contable, y más áreas que tengan que ver con la entidad o empresa a la cual están asesorando.            

Nivel auxiliar: En este nivel se  encuentra el departamento de Recursos Humanos con el manejo de la Srta. Verónica Reina

 Nivel operativo: El nivel operativo es el responsable directo de ejecutar las actividades básicas de la empresa COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS AUTOMATIC GAE4 S.A, es el ejecutor material de las órdenes emanadas del ejecutivo, constituye el nivel técnico responsable de la vida misma de la empresa en estudio que es su naturaleza y razón de ser.      

Nuestra empresa cuenta  con un el sub departamento de Comercialización por el Sr. Javier Cárdenas, él cual  maneja los departamentos de Compra con el Sr. Alexis Arroyo, él departamento de  Venta con el Sr. Inti Cabascango y  el de Logística por la Srta. Liliana Alvarado.

Todos ellos ayudan a los otros niveles administrativos en la prestación de servicios con oportunidad y eficiencia.

Referencia: Dr. Víctor Hugo Vásquez, Organización Aplicada